La durée légale de conservation des documents varie en fonction des types d’écrits. Ainsi, les contrats portant sur des acquisitions ou des cessions immobilières ou foncières, doivent être conservés trente ans. Les documents comme les factures, les contrats conclus par voie électronique, les bons de commande ou de livraison, les documents comptables – livres et registres, pièces justificatives ou textes relatifs aux comptes annuels –, les bilans, les comptes de résultat et les annexes doivent être conservés dix ans. Les documents civils et commerciaux comme les contrats, les documents bancaires ou établis pour le transport de marchandise doivent être conservés cinq ans. Afin que l’administration puisse exercer son droit de contrôle, les documents fiscaux, relatifs aux impôts, mais aussi à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), doivent être conservés six ans. Attention, une amende de 5 000 euros peut sanctionner l’absence des documents demandés par le Trésor public. Le délai est de cinq ans à partir de la radiation du registre du commerce et des sociétés pour les statuts des sociétés. Enfin, le délai requis est de trois ans pour les convocations aux assemblées générales, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration, au même titre que pour les déclarations en douane. ■